Saiba a importância de armazenar corretamente as NF

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O modo como uma empresa guarda documentos fiscais é de extrema importância para a saúde legal do negócio. Por esse motivo, manter os documentos em arquivo é essencial para fins comprobatórios, pois os órgãos responsáveis exigem o armazenamento dos registros durante o período que é estipulado de preservação. As Notas Fiscais devem ser armazenadas pelo período mínimo de 5 (cinco) anos.

As empresas que não podem comprovar ao Fisco os pagamentos que constam nesses registros, acabam correndo o risco de precisar pagar novamente, adicionando-se uma multa de 20% sobre o valor gasto.

Há penalidades para as empresas que não apresentarem o XML de Notas Ficais eletrônicas, isso pode ocorrer quando há uma fiscalização no setor contábil da empresa o que pode acarretar em problemas para o empreendedor.

Lembrando que XML é um acrônimo para Extensible Markup Language, que se trata de uma linguagem de marcação desenvolvido pelo W3C, um consórcio internacional que cria soluções para internet.

Quando a sua empresa é a que vende, não armazenar as Notas Fiscais de maneira correta se torna ainda mais grave, pois, segundo a legislação brasileira, a Nota Fiscal deve ser armazenada por um período de 5 anos, pois é o tempo em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não podem cobrar dívidas que são atrasadas.

O não armazenamento das Notas Fiscais pode acarretar em multas que podem passar do valor de R$1.00,00 por cada XML de Nota Fiscal não apresentada á uma fiscalização.


Mas antes de continuar esse assunto, você sabe o que é Nota Fiscal? Acompanhe com a gente.


O que é Nota Fiscal eletrônica e para que serve?


A NF-e, Nota Fiscal eletrônica, é um documento de cunho fiscal obrigatório e tem como objetivo regularizar e registrar o processo de compra ou transferência de qualquer tipo de produto ou bem da empresa para um cliente ou fornecedor, como por exemplo.

Na Nota Fiscal consta informações importantes, como razão social, endereço, CNPJ, inscrição estadual, entre outros dados, além de também, comprovar a garantia da mercadoria, informando o seu tipo, a série, o modelo, a marca e o valor do mesmo.

Assim como existem diferentes tipos de segmentos, mercadorias e atividades, também haverá um tipo de Nota Fiscal para cada tipo de operação.


Abaixo temos os principais tipos de Nota Fiscal eletrônica que existe, acompanhe:


  • NFS-e

Nota Fiscal de Serviço eletrônico, essa nota é utilizada mais por empresas que prestam algum tipo de serviço.

  • NFC-e

Nota Fiscal de Consumidor eletrônica, essa nota substitui o antigo cupom fiscal e é utilizada pelo comércio, varejista principalmente, para um consumidor final.

  • CT-e

Conhecimento de Transporte eletrônico, é um documento utilizado exclusivamente por empresas que fazem atividades de transportes ou de fretes.

  • MDF-e

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, é utilizado para operações interestaduais e também para as cargas com mais de um destino.


Agora que você já sabe das Notas Fiscais, saiba a importância desse documento para o seu negócio.


A importância da emissão de Nota Fiscal eletrônica


A emissão da Nota Fiscal eletrônica é a prova de que uma empresa paga os seus tributos corretamente.

Esse documento também é essencial para manter a empresa em dia, ajudando a gerar confiança para os fornecedores e clientes.

Esse documento fiscal também é um direito do consumidor que, em caso de defeito da mercadoria adquirida, poderá exigir a substituição ou até a restituição da quantia paga pelo abatimento proporcional do preço, tudo isso mediante a apresentação da Nota Fiscal.


Quais os benefícios da Nota Fiscal eletrônica?


A Nota Fiscal eletrônica foi criada e inaugurada em 2008 pelo governo com o intuito de se oferecer mais segurança, agilidade e melhor controle fiscal dentro da empresa e para os consumidores. A inclusão dessa tecnologia em seus processos promove diversos benefícios para você, como contribuinte, comprador e também para a sociedade como um todo.


Benefícios para o contribuinte:


  • Diminuição de custos com impressão;
  • Diminuição de custos com o envio;
  • Aumento no espaço de armazenamento de documentos;
  • Simplificação e redução de custos dos processos;
  • Otimização do tempo;
  • Aumento da segurança e sigilo de dados;
  • Incentivo de novas tecnologias (emissor de NF).

Benefícios para o comprador:


  • Extinção de preenchimento de Notas Fiscais na entrada de mercadorias;
  • Redução dos erros de preenchimento;
  • Criação dos padrões dos contatos com as empresas;
  • Diminuição no consumo de papel;
  • Garantia de troca ou devolução do produto adquirido.

Regularidades com o Fisco


O Fisco é a forma de gestão que o Estado faz junto ao Tesouro Público em relação as finanças, economia, tributo e patrimônio.

A emissão da Nota Fiscal entra em conformidade com as três esferas do Fisco: estadual, federal e municipal.

O cumprimento de todas as normas relacionadas às Notas Fiscais são requisitos para se manter em regularidade junto à Fazenda, o que evita problemas com o Fisco.


Penalidades por não emitir Nota Fiscal


Não emitir NF-e, falsificar ou emitir valores são práticas ilegais, conhecidas também como sonegação fiscal. A partir do momento que uma pessoa praticar algumas dessas ações está sujeita a consequências.

De acordo com a legislação, a penalidade para a sonegação pode variar de reclusão de 2 a 5 anos, além da multa, que pode atingir até 75%, conforme artigo 1º da Lei 8.137/1990 e artigo 44 da Lei 9.430/1996.

A sequência numérica das notas também pode causar penalidades, casa nota deve seguir uma sequência numérica é paulada ou alterada, chama-se essa ação de “falta de inutilização de número” ou “rejeição de NF-e”.

Esse erro deve ser comunicado à SEFAZ, caso contrário, você receberá uma multa como uma forma de penalidade. Nos casos em que a NF precisa ser cancelada, o contribuinte tem o prazo de 24h, se não houver a comunicação de cancelamento, é aplicada uma multa de 10% sobre o valor do documento.


Como emitir NF-e?


Com o fim do emissor gratuito disponibilizado pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda), as empresas que utilizavam o sistema acabaram tendo que buscar outras alternativas para a realização desse processo.

Mas antes mesmo de realizar buscas de outras alternativas para a realização desse processo, é necessário seguir alguns passos, como:

  1. Saber o tipo de Nota Fiscal que a empresa precisará emitir;
  2. Garantir um certificado digital;
  3. Credenciar a empresa na Secretaria da Fazenda;

Feito isso, a empresa já está preparada para buscar a melhor opção para ela de emissão de Notas Fiscais eletrônicas.


Atualmente, há como implantar softwares que controlem os períodos de arquivamento dos registros, isso contribui com o monitoramento do que deve ser mantido e o que deverá ir para descarte.

Uma ferramenta que tem alto poder de otimização é o armazenamento em nuvem, com fácil acesso a partir de qualquer lugar, sendo uma maneira de reduzir prejuízos e complicações legais, pois os registros são cruciais para comprovar que a empresa funciona dentro da legalidade.


Soluções seguras e práticas são necessárias e bem importantes para o armazenamento de notas de maneira organizada e eficiente. Nós da Rentatec possuímos o Sistema de Gestão chamado X-ERP, uma solução onde permite-se fazer o backup seguro de seus documentos fiscais eletrônicos por tempo indeterminado, além de possuir a opção em compartilhar as notas com seus clientes, parceiros, contadores, etc.

Saiba mais sobre esse nosso serviço, entre em contato com um de nossos especialistas, vamos adorar fazer a demonstração do sistema para você!

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