Usar Excel para gestão pode ser ruim?

Em algum momento na sua vida você já deve ter usado o Excel para gestão de suas atividades e afazeres, até mesmo para a gestão do seu negócio. Talvez você ainda use essa ferramenta não é mesmo?

Bom, essa solução pode arruinar seu negócio, muitas vezes, de forma lenta e silenciosa.

Usar o Excel para gestão é algo bem comum quando empresários abrem seus negócios e não podemos negar que essa ferramenta oferece uma série de funções úteis para o dia a dia.

Agora você deve estar se perguntando “Por que essa ferramenta pode destruir uma empresa?”

É sobre isso que vamos abordar hoje, sobre os problemas que o Excel pode trazer para o seu negócio durante um processo administrativo, e claro, sobre como solucionar esse problema.

 


Quais os problemas de usar o excel para gestão?


 

1 – Confiabilidade

Com relação a confiança, é necessário abordar dois pontos muito importantes quanto às planilhas do Excel.

O primeiro é que, caso ocorra qualquer problema com o computador onde a planilha está salva, ou mesmo na rede caso seja utilizado o Doc’s, existe uma grande possibilidade de que alguns dados possam ser corrompidos.

O segundo ponto é referente às fórmulas existentes no programa. Não existe uma maneira diferente de fazer a gestão de um negócio com o Excel que não utilize as fórmulas. Mas, o problema é que poucas pessoas tem o domínio de todas as fórmulas, o que pode ser um problema para os cálculos feitos, além de que, mesmo que uma única pessoa monte a planilha da maneira mais correta possível, se mais de uma pessoa for utiliza-la, a chance de algo dar errado é muito alta.


 

2 – Informações

Outro ponto que ocorre muito facilmente é referente ao fluxo de informações. A administração de um negócio engloba muitos fatores que precisam de controle, o que, dependendo do porte do seu negócio, é necessárias inúmeras planilhas com grande número de informações. Esse tipo de planilha fica muito grande e pesada, o que causa lentidão nos computadores e impede a agilidade em buscar algo específico na planilha.


 

3 – Análise

Toda e qualquer planilha tem o objetivo de controlar e analisar. Por isso, é preciso abordar as dificuldades de análises através de planilhas de Excel.

Uma análise depende da visualização dos dados de setores como: venda, estoque, financeiro, fiscal, etc. Para que o empresário consiga entender seu negócio através das planilhas, teria que ser acompanhada diversas planilhas e realizar mais uma planilha com a junção de todos os dados, para conseguir unificar tudo e concretizar a sua análise.


 

4 – Integração

O item 3 nos leva ao maior mal que esse modelo de gestão pode nos trazer, que é a falta de integração.

Para que você consiga gerir uma empresa, é necessário que você trabalhe com diversas planilhas, mas, o problema é que, para fazer com que elas conversem entre si é praticamente impossível. Claro, existem fórmulas que fazem com que todos os dados alterados em uma planilha influenciem no resultado de outra, mas, além de deixar a planilha muito pesada, não funciona para a gestão em si. Isto é, ela funciona para entender que um produto foi tirado do estoque, por exemplo, mas em geral, deixa de ser útil.

 


Qual a melhor maneira de fazer a gestão da sua empresa funcionar?


 

A melhor maneira de fazer com que a gestão de sua empresa funcione, sem dúvida nenhuma, é tendo o auxílio de um sistema de gestão. Sistemas conhecidos como ERP, possibilitam cobrir todas as funções que uma planilha do Excel não permite. Existem diversos sistemas, mas em geral, o melhor dentre eles é o que possui cloud, ou seja, na nuvem, sem ter possibilidade de perder os seus dados.

Um ERP na nuvem possibilita a confiabilidade dos dados que estão lá, pois os parâmetros são sempre definidos pela equipe técnica da fornecedora do ERP junto dos empresários. O sistema atua inteiramente pela internet, deixando de lado a possibilidade de perda de seus dados ou de que sejam corrompidos.

Outro fator importante que faz o sistema de gestão ser indispensável, é que, o fluxo de informações pode ser enorme e mesmo assim não haverá problemas. O sistema permite que todas as informações estejam em um só lugar, possibilitando o empresário a não precisar ficar buscando dados em diversas planilhas espalhadas, como no Excel.

 


Com relação à integração e análise de dados, o ERP é disparado a melhor opção!


 

Os ERP’s permitem que a empresa toda esteja integrada em um único lugar, impossibilitando de vender produtos que não estejam no estoque, perder prazos de pagamentos ou até mesmo se equivocar com os cálculos.

Por manter a empresa toda “na ponta dos dedos”, você consegue informações rápidas para fundamentar seus planos e decisões.

Precisamos ser claros e sinceros e admitir que o Excel é bom sim, inclusive ajuda muito as empresas que estão começando, entretanto, se a empresa começa a crescer, ou ao menos almeja esse crescimento, a ferramenta Excel deixa de ser a melhor opção para isso.

Para que seja possível um bom entendimento dentro de uma empresa, de ponta a ponta, profissionalizar o negócio, planejar investimentos e crescimentos, diminuir os custos sem necessidade de demissão, etc., é super indicado que considere um sistema de gestão.

Nós possuímos o X-ERP, um sistema de gestão totalmente integrado e na nuvem, nós podemos lhe ajudar, entre em contato com um de nossos especialistas, vamos ficar honrados em apresentar nosso X-ERP há você!